Leistungen

Was wir für Ihre Kanzlei tun.

Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Mitarbeiter täglich Zeit kosten – konkret, dokumentiert und ohne unnötige Komplexität.

Mandanten-Onboarding

Jeder neue Mandant kostet Ihrer Kanzlei mehrere Stunden Aufwand – für Erstkontakt, Stammdatenerfassung, Vollmachten, Aktenanlage und Fristen-Klärung. Wir bündeln Formular- und E-Mail-Eingang, bereiten Akte und Fristen strukturiert vor und legen jeden Vorgang dem zuständigen Bearbeiter zur Freigabe vor.

  • Digitale Aufnahmeformulare mit Pflichtfeld- und Plausibilitätsprüfung
  • eIDAS-konforme digitale Signatur von Vollmachten
  • Strukturierte E-Mail- und Formular-Erfassung mit Vorklassifikation – als Entwurf im Postfach des Bearbeiters
  • Vorschläge zu Rechtsgebiet, Fristen und Akten-Zuordnung in Ihrer Kanzleisoftware – nach Ihrer Freigabe per Klick übernommen, finale Aktenanlage und Mandanten-Freischaltung bleiben bei der Kanzlei

Belegfluss & Buchungsautomatisierung

Belege manuell zu sortieren, zuzuordnen und in die Buchhaltung zu überführen ist einer der größten Zeitfresser im Kanzleialltag. Wir bauen einen strukturierten, automatisierten Belegfluss auf.

  • Strukturierter Belegeingang mit automatischer Kategorisierung
  • Vollautomatisierter Belegtransfer nach DATEV Unternehmen Online
  • Buchungsvorschläge mit Plausibilitätsprüfung – als Entwurf zur Freigabe
  • Mandantenseitige Einreichung mit Erinnerungs-Workflow

Fristenmanagement

Fristen sind das Rückgrat jeder Kanzlei. Trotzdem werden sie oft noch manuell überwacht – mit all den damit verbundenen Risiken. Wir automatisieren Überwachung, Erinnerung und Eskalation.

  • Automatische Fristenerkennung und -erfassung
  • Mehrstufige Erinnerungsworkflows für Mandanten und Mitarbeiter
  • Eskalationsregeln bei überfälligen Aufgaben
  • Übersichts-Dashboard für alle offenen Fristen

Prozess-Infrastruktur & Integrationen

Ihre Tools arbeiten nebeneinander statt miteinander? Wir verbinden, was zusammengehört – und schaffen eine Infrastruktur, die Ihr Team selbst warten kann.

  • Analyse Ihrer bestehenden Tool-Landschaft
  • Aufbau von Schnittstellen zwischen Kanzleisoftware, E-Mail und internen Tools
  • Workflow-Automatisierung mit n8n, Make oder ähnlichen Plattformen
  • Vollständige Dokumentation und Übergabe an Ihr Team

Weitere Leistungen

Über die vier Schwerpunkte hinaus.

Jede Leistung wird so gebaut, dass Sie als Kanzlei die Kontrolle behalten: Daten, die nicht von Ihren Mitarbeitern stammen – KI-Vorschläge, Mandanten-Übermittlungen, externe Eingänge – durchlaufen immer eine manuelle Freigabe, bevor sie in die Akte oder den Versand gehen.

Zeiterfassung & Stundenabrechnung

Digitale Erfassung der Arbeitszeit, Plausibilitätsprüfung, automatischer Rechnungsentwurf, eIDAS-konforme e-Signatur und Versand.

Manuelle Freigabe

Vor jeder Rechnungsstellung

Kanzleisoftware-Einrichtung & Schnittstellen-Integration

Einrichtung moderner Cloud-Kanzleisoftware (z. B. Actaport) inkl. beA-Anbindung sowie Schnittstellen-Integration zu Ihren bestehenden Systemen (DATEV Unternehmen Online, RA-MICRO, Advoware o. a.).

Manuelle Freigabe

Technisches Setup ohne Mandantendaten-Verarbeitung

Berufsrechtskonforme KI-Assistenten

Auf EU-Servern gehostete Modelle, EU-AI-Act-konform. KI-Output erscheint immer als Entwurf in Ihrer Akte — niemals als final übernommener Text.

Manuelle Freigabe

Jeder KI-Output vor Verwendung im Mandat

Dokumentenmanagement mit automatischer Vorsortierung

OCR und Klassifikation eingehender Dokumente (Post, E-Mail, Fax, beA), automatische Akten-Zuordnung, Volltextsuche, strukturierte Ablage.

Manuelle Freigabe

Vor finaler Ablage in der Akte

Webformulare für wiederkehrende Mandanten-Anliegen

Strukturierte Formulare auf Ihrer Kanzlei-Website (Mandatsanfragen, Belegeinreichung, Stammdaten-Updates), automatische Vorsortierung und Routing in Ihre Akte oder Workflow.

Manuelle Freigabe

Vor Übernahme der Mandanten-Daten in die Akte

KI-gestützte Mandanten-Erstaufnahme

Dialogbasierter Aufnahme-Assistent auf Ihrer Website und Vorklassifikation eingehender E-Mails. Vor Beginn jeder Interaktion erkennbar als KI-System, ohne rechtliche Bewertung, ohne Honorarangebot. Erkennt Beteiligte, Rechtsgebiet und mögliche Fristen-Kandidaten und legt jeden Vorgang als Entwurf im Postfach des zuständigen Bearbeiters ab. Nach Ihrer Freigabe per Klick in die Kanzleisoftware übernommen, sofern eine API verfügbar ist (z. B. Actaport).

Manuelle Freigabe

Vor Akten-Anlage, Fristen-Eintrag und jeder Mandanten-Antwort

Automatisierte KYC-Prüfungen

Abfrage einzelner Identifikatoren (Steuernummer, USt-IdNr., je nach Branche weitere) gegen amtliche EU-Register. Strukturierter Prüfbericht direkt in Ihrer Akte.

Manuelle Freigabe

Finale Mandanten-Freischaltung immer durch die Kanzlei

Bei jeder Leistung garantiert

  • DSGVO-konform
  • Berufsrechtskonform (BORA, BRAO, StBerG)
  • US CLOUD Act-frei (EU-Hosting)
  • EU AI Act-konform (Art. 14 menschliche Aufsicht)

Welcher Prozess kostet Ihnen die meiste Zeit?

Im kostenlosen Erstgespräch finden wir das heraus – und zeigen, was sich wie schnell automatisieren lässt.

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