Mehr Zeit für Ihre Kanzlei – durch klare, automatisierte Abläufe.
Wir automatisieren Mandanten-Onboarding, Belegfluss und Fristen, damit Sie Zeit sparen – ohne neues Personal einzustellen. Dokumentiert, wartbar und ohne Tool-Chaos.
- Mandanten-Onboarding automatisiert
- Fristen-Erinnerungen und Eskalation automatisiert
- Belegfluss bis in die Buchhaltung automatisiert
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Viele Kanzleien arbeiten hart –
und verlieren trotzdem täglich Zeit bei vermeidbaren Aufgaben.
Fristendruck ohne Ende
Sie hetzen von Abgabe zu Abgabe. Jedes Mal prüfen Sie manuell, was noch fehlt – statt automatisierte Systeme für Sie arbeiten zu lassen.
Mandanten-Onboarding kostet Stunden
Unterschriften, Unterlagen, Vollmachten – jeder neue Mandant ist ein kleines Projekt. Ohne klare Struktur verlieren Sie und Ihr Team wertvolle Zeit.
Tools ohne Zusammenhang
E-Mail hier, Kanzleisoftware dort, Dokumentenablage irgendwo. Keine Verbindung, keine Übersicht, kein Workflow – nur Insellösungen.
Projekte starten, aber nie abschließen
Digitalisierung bleibt halb fertig liegen, weil der Alltag sie immer wieder überrollt. Es fehlt jemand, der die Umsetzung konsequent durchzieht.
Das ist kein Managementfehler – es fehlt einfach die richtige Struktur und jemand, der sie konsequent einführt.
Was wir für Sie tun
Kanzleiabläufe, die einfach funktionieren.
Mandanten-Onboarding
Vollständig digitale Aufnahme neuer Mandanten – von der Vollmacht bis zur Aktenanlage. Strukturiert, vollständig und ohne manuelle Nachfragen.
Belegfluss & Buchungsautomatisierung
Belege kommen strukturiert an, werden automatisch zugeordnet und landen sauber in der Buchhaltungs-Plattform. Weniger manuelle Eingriffe, mehr Verlässlichkeit.
Fristenmanagement
Automatische Erinnerungen, Eskalationsregeln und Statusübersicht. Keine Frist geht mehr unter – weder intern noch beim Mandanten.
Prozess-Infrastruktur & Integrationen
Wir verknüpfen Ihre bestehenden Tools sauber miteinander und bauen fehlende Schnittstellen auf – dokumentiert für beste Wartbarkeit.
So arbeiten wir
Von der Analyse zur laufenden Automatisierung – in vier Schritten.
Analyse
In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre aktuellen Abläufe an – welche Prozesse die meiste Zeit kosten und wo der größte Hebel liegt.
Fahrplan
Sie erhalten einen konkreten Umsetzungsplan: Was wird automatisiert, mit welchen Tools, in welcher Reihenfolge – und was es kostet.
Umsetzung
Wir bauen die Automatisierungen auf – in Abstimmung mit Ihrem Team, damit alles in die bestehende Kanzleiumgebung passt.
Übergabe & Dokumentation
Jede Lösung wird vollständig dokumentiert übergeben. Ihr Team kann sie selbst anpassen und erweitern – wir sind weiterhin ansprechbar.
Über uns
Wer hinter der Agentur steht.
Raimund Fleck, Gründer der Digitalen Prozessagentur. Ich bin Softwareentwickler und Systemarchitekt – und verstehe Systeme von Grund auf: nicht nur, wie man sie bedient, sondern wie sie funktionieren.
Aus Jahren professioneller Softwareentwicklung kenne ich die typischen Schwachstellen: fehlende Struktur, schlecht integrierte Tools und Schnittstellen, die auf dem Papier funktionieren, aber im Alltag versagen. Genau diese Muster kenne und löse ich für Kanzleien.
Was mich dabei von typischen Automatisierungsdienstleistern unterscheidet: Ich richte nicht einfach SaaS-Produkte ein, sondern baue auf echter technischer Tiefe – von der Server-Architektur bis zur Prozesslogik. Vollständig in europäischer Hand, berufsrechts- und DSGVO-konform, ohne Abhängigkeit von US-Cloud-Diensten.
Daneben interessiere ich mich ernsthaft für Steuer- und Unternehmensrecht – als jemand, der die Welt Ihrer Kanzlei versteht, bevor er darin automatisiert.
Europäische Infrastruktur
Mandantendaten-verarbeitende Lösungen laufen bei der Centron GmbH – einem auf Berufsgeheimnisträger spezialisierten deutschen Hoster (§ 203 StGB-konform, ISO 27001/9001).
Technische Tiefe
Keine vorgefertigten Tool-Pakete, sondern Automatisierungen, die sauber in Ihre bestehende Infrastruktur eingebettet werden – dokumentiert und langfristig wartbar.
Branchenverständnis
Echtes Interesse an Steuer- und Unternehmensrecht – weil gute Automatisierung nur entsteht, wenn man die Branche versteht, in der sie wirken soll.
Häufige Fragen
Was Kanzleien vor dem ersten Gespräch oft wissen wollen.
Was passiert, wenn Sie als Einzelunternehmer ausfallen?
Alles, was wir für Sie bauen – automatisierte Abläufe und individuelle Verbindungen zwischen Ihren bestehenden Programmen – wird vollständig dokumentiert und an Sie übergeben. Das schließt den Programmcode und alle Einstellungen mit ein.
Jede andere technische Agentur könnte sowohl den Betrieb als auch die laufende Pflege übernehmen. Sie sind also weder beim Aufbau noch bei späterer Wartung an eine einzelne Person gebunden.
Dürfen Sie überhaupt mit Mandantendaten arbeiten? § 203 StGB, § 62a StBerG, § 43e BRAO …
Ja – mit den dafür vorgesehenen rechtlichen Instrumenten. Wir schließen mit jeder Kanzlei standardmäßig einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO sowie eine ergänzende Verschwiegenheitserklärung ab, die die Vorgaben aus § 203 StGB sowie § 62a StBerG (für Steuerberater) bzw. § 43e BRAO (für Rechtsanwälte) abdeckt.
Für Mandantendaten-verarbeitende Lösungen nutzen wir die Centron GmbH – einen deutschen Hoster, der auf Berufsgeheimnisträger spezialisiert ist (§ 203 StGB-konforme Verschwiegenheitsverpflichtung, ISO 27001). Damit besteht weder US-Cloud-Abhängigkeit noch eine Zugriffsmöglichkeit nach dem CLOUD Act (US-Gesetz, das US-Behörden den Zugriff auf Daten amerikanischer Cloud-Anbieter erlaubt – auch wenn diese in der EU gespeichert sind).
Was kostet ein typisches Projekt?
Wir arbeiten mit Festpreisen, nicht mit Stundenzetteln – Sie wissen vor Projektstart, was Sie investieren. Einsteigerprojekte für klar abgegrenzte Abläufe bewegen sich typischerweise im mittleren bis hohen vierstelligen Bereich, umfassendere Kanzlei-Digitalisierungen entsprechend darüber.
Optional bieten wir nach Projektabschluss eine Wartungspauschale für laufende Pflege, Updates und Anpassungen an. Eine konkrete Größenordnung für Ihre Kanzlei nennen wir nach dem Erstgespräch.
Wie lange dauert es, bis der erste Ablauf läuft?
Vom Erstgespräch bis zur fertig eingesetzten Automatisierung liegen typischerweise drei bis sechs Wochen – abhängig davon, wie schnell Ihre Kanzlei die nötigen Zugänge bereitstellen kann und wie tief der Ablauf in bestehende Systeme eingreift.
Wir arbeiten in kleinen, abgeschlossenen Schritten statt in einem großen Gesamtpaket – damit Sie früh sehen, ob die Lösung wirklich passt, statt am Ende vor einer fertigen, aber unpassenden Lösung zu stehen.
Müssen wir unsere bestehenden Programme aufgeben?
Nein. Unser Ansatz baut auf dem auf, was Sie bereits nutzen – DATEV, Ihre Kanzleisoftware, Ihr Dokumentenmanagement. Wir verbinden diese Systeme so, dass sie sinnvoll zusammenarbeiten, statt eine weitere Insellösung einzuführen.
Wenn wir feststellen, dass ein bestehendes Programm das Ziel wirklich behindert, sagen wir es offen – aber ein Wechsel ist die Ausnahme, nicht der Standard.
Datenschutz-Hygiene
So gehen wir mit Ihren Daten um – heute und in der späteren Zusammenarbeit.
Datensparsame Website
Nur technisch notwendige Cookies. Kein Tracking, keine Analyse, keine Drittanbieter-Werbung – Sie surfen unbeobachtet.
Berufsrechtskonformes EU-Hosting
Mandantendaten-verarbeitende Lösungen laufen bei der Centron GmbH – einem deutschen Hoster, der auf Berufsgeheimnisträger spezialisiert ist (§ 203 StGB-konform, ISO 27001).
AV-Vertrag & Verschwiegenheitserklärung
Sobald wir zusammenarbeiten, gehören Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und Verschwiegenheitserklärung zum Standard – ohne Aufpreis.
Details zu Cookies, Auftragsverarbeitern und Ihren Rechten finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Bereit, den ersten Prozess zu automatisieren?
Im kostenlosen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam, welcher Ablauf in Ihrer Kanzlei das meiste Potenzial hat – und was konkret notwendig wäre, um ihn zu automatisieren.
Kostenlos & unverbindlich